Kunnanhallitus
Pöytäkirja 01.12.2025/Pykälä 251

Kunnanhallitus 17.02.2025 § 23 

Valmistelija: hallintosihteeri Marika Iikkanen

Kansallisarkisto on antanut 20.12.2024 päätöksellään KA/2657/28.02.01/2024 määräykset kunnallisten toimielimien ja viranomaisten taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan toimintaprosesseissa ja tehtävissä muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä 1.1.2025 alkaen.

Päätöksellä kumotaan 1.1.2025 alkaen siinä mainittujen asiakirjojen ja tietoaineistojen osalta arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat (KA 158/43/01).

Kansallisarkiston arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021, 22.12.2021) mukaan 1.1.2022 alkaen muodostuneet asiakirjat säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.

Uusi Rakentamislaki (751/2023)  tuli pääosin voimaan 1.1.2025  ja tästä aiheutuu muutostarpeita sekä Luhangan kunnan että Lupapisteen ylläpitämään tiedonohjausjärjestelmään. Valtaosa lain edellyttämistä tietojärjestelmien käyttöön tarvittavista asiakirjamuutoksista on kunnan toteutettava itse ja näistä on saatu palveluntoimittajalta koulutusta  6.2.2025. Rakennusvalvonnan tarvittavat muutostoimet ovat valmistelussa.

Em.muutoksista  johtuen Luhangan kunnan tiedonohjaussuunnitelmia on tarve päivittää vastaamaan annettuja määräyksiä.

Toimintasuunnitelmaan on kuluvalle 2025 vuodelle  suunniteltu arkistointi-ratkaisusta päättäminen. Lisäksi Innofactor Oy:ltä saadun ilmoituksen mukaan asianhallintajärjestelmä Dynasty 10.3 version tuki päättyy 31.8.2025. Ainakin osa vaadittavista muutoksista voidaan toteuttaa nykyistä Dynasty tiedonohjausjärjestelmää ja Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmää käyttäen.

Kaikkien annettujen määräysten ja lakimuutosten huomioiminen tiedonhallinnassa sekä Dynasty 10.5 version mahdollinen päivitys  ja arkistointiratkaisusta päättäminen on tarkoituksenmukaista käsitellä ja selvittää kokonaisuutena. 

Esittelijä: Kunnanjohtaja Tuomo Kärnä

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää
1) merkitä tiedoksi saaduksi edellä esitetyt määräykset ja tiedot
2) hyväksyä Luhangan kunnan tiedonohjaussuunnitelmaan lisättäväksi säilytysperusteeksi Kansallisarkiston määräys KA/2657/28.02.01/2024 ja poistettavaksi aktiivikäytöstä Kansallisarkiston määräyksen KA 158/43/01
3) että asiakokonaisuuden valmistelua jatketaan kunnanjohtajan johdolla

Päätös: Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Kunnanhallitus 22.09.2025 § 190 

Valmistelija: Hallintosihteeri Marika Iikkanen

Asianhallintajärjestelmä Dynasty 10.5 versionvaihto on tehty 27.-28.8.2025.

Dynasty 10 sähköisen arkiston käyttöönotto tapahtuu arviolta vuoden vaihteeseen mennessä,  koulutusympäristö asennetaan käyttöön 28.10.2025. Ratkaisu toteutetaan laajennettuna, mikä oikeuttaa arkistoimaan Dynastyssa tuotettujen asiakirjojen lisäksi myös muista

järjestelmissä tuotettuja asiakirjoja.

Ratkaisuilla vastataan Tiedonhallintalain (906/2019) vaatimuksiin ja ne ovat osa talousarvion 2025 mukaista digitalisaatiota tukevien järjestelmien käytön laajennusta.

Rakentamislain osalta tiedonohjauksen muutostoimet ovat edelleen kesken ja liittyvät osittain myös valtakunnalliseen RYHTI – Rakennetun ympäristön tietojärjestelmä hankkeeseen. 

Esittelijä: Kunnanjohtaja Tuomo Kärnä

Päätösehdotus:

Asia tuodaan kunnanhallitukselle tiedoksi

Päätös:

Kunnanhallitus päätti hyväksyä päätösehdotuksen.

Kunnanhallitus 01.12.2025 § 251  

83/02.08.00/2025  

Valmistelija: Hallintosihteeri Marika Iikkanen

Rakennusvalvonnan tiedonohjaussuunnitelma on otettu käyttöön 17.3.2025 alkaen Lupapisteen palveluissa oletussuunnitelman mukaisena.

Luhangan kunnan Dynasty 10 tiedonohjaussuunnitelmaan on tehty muutokset rakennusvalvonnan osalta, päivitetty sivistys- ja hyvinvointitoimialueen oppilaskohtaisien asiakirjojen käsittely-/arkistointitietoja vastaamaan nykyistä käytäntöä  sekä päivitetty yleisesti sähköisen arkiston käyttöönottoa varten asiakirjojen säilytysaikoja.

Dynasty Arkiston tietokantaan asennus on sovittu tehtäväksi 21.1.2026 ja se on merkitty tiedonohjaussuunnitelmaan arkistointipaikaksi asiakirjoille, jotka säilytetään asianhallintajärjestelmässä. Muualta siirrettävien asiakirjojen arkistointi merkitään niitä arkistojärjestelmään siirrettäessä.

Dynasty 10.5 asianhallintajärjestelmän versiossa on ollut joitakin puutteita, joiden korjauksen aikataulu on venynyt ja tapahtunee joulukuussa 2025. Asiasta on tehty reklamaatio 8.10.2025 ja sen käsittely on kesken.

Esittelijä: Kunnanjohtaja Tuomo Kärnä

Päätösehdotus:

Päätös: