Keskusvaalilautakunta
Pöytäkirja 16.04.2025/Pykälä 50

Keskusvaalilautakunta 16.04.2025 § 50  

190/00.00.00/2024  

Valmistelija: kirjastonhoitaja Satu Suoranta

Asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa keskusvaalilautakunta seuraavien säilytysaikojen puittessa. Kohdan 2 säilytysaika on vähimmäissäilytysaika, joten keskusvaalilautakunta voi tarvittaessa säilyttää asiakirjoja kauemminkin kuitenkin tietosuojasäännökset huomioon ottaen.

1. Pysyvästi säilytetään

-          paperiset vaaliluettelot, jos äänestämismerkinnät on tehty niihin eikä vaalilautakunta ole säilyttänyt sähköistä vaaliluetteloa; ja

-          keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat ja niiden muut kuin alla mainitut liitteet, jotka voidaan säilyttää sähköisesti.

2. Kun seuraavat alue- ja kuntavaalit (vuonna 2029) on toimitettu, voidaan hävittää:

-          aluevaalien ja kuntavaalien äänestysliput

-          vaalipöytäkirjat

-          keskusvaalilautakunnan pöytäkirjaan liitetyt huomioon ottamatta jätetyt vaalikuoret lähetekirjeineen ja lähetekuorineen

-          huomioon ottamatta jätetyt avaamattomat lähetekuoret, jotka ovat saapuneet keskusvaalilautakunnalle säädetyn määräajan jälkeen

-          keskusvaalilautakunnan lähettämien kirjeiden toisteet

-          keskusvaalilautakunnalle saapunet kirjeet ja muut asiakirjat

-          keskusvaalilautakunnalle mahdollisesti annetut valtakirjat

-          kotiäänestyslomakkeet

-          jos kunta käyttää yksiomaan vaalitietojärjestelmän äänioikeusrekisteriä, vaalilautakuntien paperitulosteet äänirekisteristä

 Keskusvaalilautakunnan tulee säilyttää sähköiset vaalipöytäkirjat

                                           liitteeineen vastaavasti kuten paperiset käsin täytetyt vaalipöytäkirjatkin

                                           seuraavien vastaavien vaalien yi. Sähköiset vaalipöytäkirjat voi säilyttää

                                           digitaalisessa muodossa tai tulostettuina.

 Hävittäminen

1. Vaalitoimituksen päättymien jälkeen on hävitettävä:

-          käytetyt lähetekuoret ja vaalikuoret

-          vaaliohjeet ja VAT-ohjeet (VAT-ohjeita ei tavalliseen paperinkeräykseen) sekä

-          käyttämättömät äänestysliput

2. Aluevaalien ja kuntavaalien tuloksen tultua lainvoimaiseksi tulee hävittää, esim. silppuamalla:

-          käytetyt ennakkoäänestyksen ja kirjejäänestyksen lähetekirjeet (lähetekirjelomakkeet ja ilmoituskortit),

-          ennakkolta äänestäneiden luettelot, jotka vaalitoimitsijat ja vaalitoimikunnat ovat palauttaneet keskusvaalilautakunnalle,

-          käytetyt lähetekuorten kuittauslistat,

-          kuulutusten toisteet,

-          alustavan ääntenlaskennan lomakkeet

Esittelijä: Keskusvaalilautakunnan puheenjohtaja Eila Pälvimäki.

Päätösehdotus: Keskusvaalilautakunta arkistoi ja hävittää vaaliasiakirjat ja -materiaalin annettujen ohjeiden mukaisesti.

Päätös: Esitys hyväksyttiin.