Kunnanhallitus
Pöytäkirja 17.02.2025/Pykälä 23

Kunnanhallitus 17.02.2025 § 23  

83/02.08.00/2025  

Valmistelija: hallintosihteeri Marika Iikkanen

Kansallisarkisto on antanut 20.12.2024 päätöksellään KA/2657/28.02.01/2024 määräykset kunnallisten toimielimien ja viranomaisten taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan toimintaprosesseissa ja tehtävissä muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä 1.1.2025 alkaen.

Päätöksellä kumotaan 1.1.2025 alkaen siinä mainittujen asiakirjojen ja tietoaineistojen osalta arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjat (KA 158/43/01).

Kansallisarkiston arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021, 22.12.2021) mukaan 1.1.2022 alkaen muodostuneet asiakirjat säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.

Uusi Rakentamislaki (751/2023)  tuli pääosin voimaan 1.1.2025  ja tästä aiheutuu muutostarpeita sekä Luhangan kunnan että Lupapisteen ylläpitämään tiedonohjausjärjestelmään. Valtaosa lain edellyttämistä tietojärjestelmien käyttöön tarvittavista asiakirjamuutoksista on kunnan toteutettava itse ja näistä on saatu palveluntoimittajalta koulutusta  6.2.2025. Rakennusvalvonnan tarvittavat muutostoimet ovat valmistelussa.

Em.muutoksista  johtuen Luhangan kunnan tiedonohjaussuunnitelmia on tarve päivittää vastaamaan annettuja määräyksiä.

Toimintasuunnitelmaan on kuluvalle 2025 vuodelle  suunniteltu arkistointi-ratkaisusta päättäminen. Lisäksi Innofactor Oy:ltä saadun ilmoituksen mukaan asianhallintajärjestelmä Dynasty 10.3 version tuki päättyy 31.8.2025. Ainakin osa vaadittavista muutoksista voidaan toteuttaa nykyistä Dynasty tiedonohjausjärjestelmää ja Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmää käyttäen.

Kaikkien annettujen määräysten ja lakimuutosten huomioiminen tiedonhallinnassa sekä Dynasty 10.5 version mahdollinen päivitys  ja arkistointiratkaisusta päättäminen on tarkoituksenmukaista käsitellä ja selvittää kokonaisuutena. 

Esittelijä: Kunnanjohtaja Tuomo Kärnä

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää
1) merkitä tiedoksi saaduksi edellä esitetyt määräykset ja tiedot
2) hyväksyä Luhangan kunnan tiedonohjaussuunnitelmaan lisättäväksi säilytysperusteeksi Kansallisarkiston määräys KA/2657/28.02.01/2024 ja poistettavaksi aktiivikäytöstä Kansallisarkiston määräyksen KA 158/43/01
3) että asiakokonaisuuden valmistelua jatketaan kunnanjohtajan johdolla

Päätös: Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.