Kunnanhallitus
Esityslista 09.12.2024/Asianro 181

Kunnanhallitus 09.12.2024     

32/07.01.03/2024  

Valmistelija: Hallintosihteeri Marika Iikkanen

 Osana julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, jäljempänä tiedonhallintalaki) vaatimaa kunnan tiedonhallintaa ja tietoturvallisuustyötä kunnan tulee antaa ohjeet lain toteuttamisesta kunnan toiminnassa. Tiedonhallinta kattaa asianhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen.  

 Luhangan kunnalle ei ole aiemmin vahvistettu erillistä tiedonhallintaohjetta tai –suunnitelmaa ja viimeksi vahvistettu arkistonmuodostussuunnitelma on hyväksytty v.1987/1990.

 Tällä hetkellä käytössä on kunnanhallituksen 27.11.2023 § 202 ja 29.01.2024 § 7  hyväksymät tietojärjestelmiä ohjaavat tiedonohjaus-suunnitelmat, joilla vastataan tiedonhallintalain (906/2019), Kansallisarkiston määräyksen (KA/15906/2021), arkistolain (831/1994) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) vaatimuksiin.               

 Tiedonhallinnan ohjeessa kuvataan ja vahvistetaan kunnan tiedonhallinnan kehykset ja säännöt sekä dokumentointi ja vastuiden määrittely.

 Hyväksyessään ohjeen kunnanhallitus vahvistaa mm. kunnan arkistonmuodostajat ja asiakirjojen/asioiden säilytysperusteet.

 Ohje perustuu julkisessa toiminnassa 1.1.2022 käyttöön otettuun sähköiseen tiedonhallintaan  vaikkakin Luhangassa sähköinen tiedonhallinta on saatu käyttöön vasta 1.1.2024 alkaen.  

 Kunnan tiedonhallinta muodostuu neljästä toisiinsa vaikuttavasta osa-alueesta, joista tämä ohjeistus koskee pääosin osiota 1.

 Osa-alueet 3–4 kuvataan pääosin kunnan tietoturvaperiaatteissa, joka on hyväksyttävänä erillisenä kokousasiana. Tietoturvaperiaatteissa käsitellään myös joitakin osa-alueen 2  toimintoja, pääosin niitä tullaan käsittelemään myöhemmin laadittavassa tiedonhallintamallissa.  

1) Asiakirjahallinto, tietoaineistot ja arkistotoimi 

2) Toimintaprosessit, hallintoprosessit ja tietovarannot

3) Tietojärjestelmät, tekniset rajapinnat ja sähköiset yhteydet

4) Tietoturva ja tietosuoja.

Esittelijä: Kunnanjohtaja Tuomo Kärnä

Päätösehdotus: Kunnanhallitus
1) hyväksyy Tiedonhallinnan ohjeen
2) päättää, että ohje korvaa 1987/1990 vahvistetun arkistonmuodostussuunnitelman

Päätös: